Archivio del Museo della Scienza e della Tecnica

A partire dagli inizi degli anni '90 il grosso dell'archivio era situato nel sottotetto della palazzina uffici del Museo, dove è rimasto fino all'autunno del 2007. Altri nuclei di documentazione erano conservati in un deposito esterno sito a Sesto San Giovanni e in locali diversi presso la sede museale: in quest'ultimo caso, una parte della documentazione è andata persa alla fine degli anni Novanta.
In seguito a un grosso lavoro di spostamento del materiale, svolto durante il 2008, l'archivio è stato riaccorpato e collocato presso la sede attuale all'interno della struttura museale, in un deposito appositamente realizzato a norma di legge secondo i requisiti tecnici indicati dalla Soprintendenza Archivistica per la Lombardia. Contestualmente ai lavori di spostamento del materiale è stato operato uno scarto approvato dalla Soprintendenza che ha visto l'eliminazione di 41 mt. lineari di documentazione e il trasferimento del materiale non strettamente pertinente all'archivio (calendari, opuscoli, libri, cataloghi, ecc.) presso sedi più idonee dell'ente medesimo (Biblioteca, Uffici del Patrimonio Storico).
Esiste anche un archivio di deposito dell'Ente relativo agli anni '80-'90 costituito da circa 2.000 pezzi, non ancora oggetto di inventariazione.

Rappresenta la storia del Museo nelle sue tappe statutarie e istituzionali e racconta l'attività molteplice e varia di un'istituzione che si pose fin da subito come realtà operativamente inserita nel tessuto culturale e sociale milanese, lombardo e nazionale.
Le partizioni dell'Archivio sono 10 grosse sezioni, che a loro volta presentano delle sottoarticolazioni:

1) Storia istituzionale e organi di gestione - Comprende la serie relativa ai Documenti d'istituzione del Museo e la documentazione prodotta dagli organi di gestione dell'ente: Presidente, Direzione, Consiglio d'Amministrazione, Giunta esecutiva, Collegio dei Revisori.

2) Attività istituzionali - Comprende le pubblicazioni, gli eventi, la rassegna stampa, le relazioni delle attività

3) Amministrazione - E' una delle sezioni più articolate; contiene materiali e documentazione relativi alla gestione economica (contabilità, esercizi finanziari, fornitori) e del personale, ai rapporti con i sindacati, alle cause e agli interventi sull'edificio museale.

4) Corrispondenza - È una delle sezioni più ricche di informazioni perché contiene la corrispondenza di Guido Ucelli e dei suoi collaboratori con i personaggi e le istituzioni pubbliche e private del tempo, le fondazioni culturali, i musei italiani ed esteri. Sono riconoscibili due serie: la prima risale agli anni precedenti alla fondazione del Museo (1953); l'altra, successiva a quegli anni, prosegue oltre la morte del fondatore arrivando a coprire gli anni della Presidenza Ogliari (anni '70).
L'individuazione delle due serie di corrispondenza si ricava dalla presenza di due sequenze alfabetiche distinte A-Z (con consistenze diverse) e da numerosi rimandi presenti nella serie più recente all'"archivio vecchio", e viceversa in quella più antica all'"archivio attuale". I rimandi sono stati segnalati e riportati nella rispettiva scheda unità.
E' stata individuata infine una terza serie, relativa ad anni più recenti, non trattata (se non per pochi casi) in questo intervento.

5) Biblioteca - Nata prima della fondazione del Museo, conserva la corrispondenza con le librerie italiane ed estere e con i fornitori. Alla fine degli anni '50 fu creata anche la Biblioteca dei ragazzi. La serie relativa all'Organizzazione interna comprende le stime dei lettori, i prestiti effettuati, le relazioni sull'attività, la catalogazione, le spese.
Interessante un piccolo nucleo relativo alla Rassegna permanente del libro e del periodico scientifici italiani, che si tenne al Museo a metà degli anni '60.
La parte dell'archivio della biblioteca relativo agli anni '80 e '90 non è stato oggetto di questo intervento.

6) Didattica - Riguarda principalmente l'attività di cinematografia didattica, completa di locandine pubblicitarie, registri di pagamento SIAE, registri di vendita biglietti, corrispondenza con case di produzione per acquisto e noleggio pellicole. Una parte di documentazione è relativa alla formazione degli insegnanti per l'istruzione classica e tecnica.

7) Allestimento sezioni museali - Ricca e consistente sezione, che comprende sia il materiale preparatorio per la costituzione delle sezioni espositive sia la documentazione relativa ai diversi allestimenti succedutisi nel tempo. Presenti numerosi materiali di contesto quali (cataloghi commerciali e/o di mostre, materiale bibliografico, libretti di istruzioni, etc.)

8) La sezione Storia delle collezioni raccoglie documentazione sulla storia degli oggetti (singoli o compresi in collezioni), informazioni sul periodo e sulla natura del loro ingresso al Museo. I materiali sono di diversa tipologia (atti di donazione, corrispondenza, elenchi e inventari di oggetti, convenzioni e accordi per depositi, contratti per prestito di oggetti, contratti assicurativi, etc.). Si articola nelle serie Donazioni, depositi, prestiti, inventari.

9) Mostre - La sezione comprende il materiale relativo all'attività espositiva del Museo, sia in Italia che all'estero. La documentazione (descrizioni di oggetti, didascalie, accordi per il trasporto, corrispondenza) è spesso accompagnata da materiale pubblicitario, articoli di giornale, comunicati stampa, inviti, etc., anche su diverso supporto. Presenti numerose fotografie e, in alcuni casi, anche diapositive. L'interesse per questa sezione documentaria è accresciuto dal fatto che le mostre organizzate dal Museo in sede o fuori spesso hanno consentito l'acquisizione di reperti o l'allestimento di intere sezioni espositive. Ad eccezione del nucleo più antico (1929-1964) in cui le mostre sono ordinate cronologicamente, le altre sono ordinate per nuclei tematici o per attività; è presente un nucleo piuttosto consistente relativo allo SPI (Salone Permanente delle Esposizioni), manifestazione ospitata dal Museo per parecchi anni.

10) Eventi - Sezione corposa che include le serie: Convegni e manifestazioni varie (a sua volta articolata in sottoserie ordinate cronologicamente, più alcuni nuclei tematici), Atti, Rassegna stampa, Celebrazioni, Premi, Concorsi, Eventi rimandati o annullati, Inviti. La sezione testimonia l'intensa attività del Museo non solo nella funzione di Palazzo dei Congressi ma anche come centro promotore di iniziative culturali in senso più ampio (corsi di formazione, esposizioni, proiezioni cinematografiche, concorsi). Comprende i convegni e le manifestazioni organizzate da enti esterni presso il Museo, e quelle promosse dal Museo in sede.
Le tipologie documentarie più frequenti sono le lettere di richiesta di uso degli spazi, le ricevute di pagamento al Comune di Milano della tassa per l'occupazione degli spazi, le quietanze di pagamento, le fatture, i programmi e i calendari delle attività; presenti anche lettere, relazioni, inviti, locandine.

Attualmente la documentazione, raccolta in faldoni di dimensioni 9x30x28 cm, è collocata in 21 scaffalature mobili (armadi compatti) in un locale condizionato; copre un'estensione di 400 mt. lineari circa, per un totale di oltre 2.000 pezzi.

Il supporto è cartaceo, in parte dattiloscritto e in parte manoscritto; presenti carte veline, anche colorate.

Preliminarmente al riordino è stato effettuato il censimento del materiale conservato all'interno degli armadi compatti al fine di individuare i principali nuclei documentari e di accorpare le relative unità di appartenenza per un corretto trattamento delle stesse.
Si è poi passati al riordino delle singole unità. Per le serie di corrispondenza si è mantenuta l'organizzazione data dal fondatore in ordine alfabetico per nome di corrispondente (persona o istituzione), procedendo a un parziale riordino all'interno dei faldoni in caso di carte non congruenti con la denominazione del corrispondente. Dove ci si è imbattuti in faldoni contenenti documentazione di diversa natura o afferente a differenti serie dell'archivio storico si è provveduto allo scorporo del materiale e alla sua corretta collocazione.
Quando i faldoni risultavano contenenti una quantità eccessiva di documenti, tale da pregiudicarne l'adeguata conservazione e l'agevole maneggiamento, si è provveduto alla creazione di due faldoni al posto di uno.
Il sistema di classificazione prevede una segnatura archivistica comprensiva dell'indicazione della sezione, della serie, dell'eventuale sottoserie, del numero di faldone. La numerazione dei pezzi è sequenziale per serie.