Accademia Nazionale delle Scienze detta dei XL. Archivio generale

Profilo storico

Il primo ordinamento di cui si ha notizia risale al 1875, ad opera del segretario temporaneo in Modena Cesare Razzaboni, che procedette al riordinamento delle carte prima del loro trasferimento a Roma. Le motivazioni dell'intervento sono individuabili, principalmente, nella necessità di procedere ad una chiara rendicontazione delle entrate della Società, derivanti dai finanziamenti governativi che riceve dopo l'Unità, e nella ricerca di notizie relative alle prassi seguite nell'applicazione dello Statuto, in particolare per quanto concerneva le elezioni dei membri della Società.
Nella corrispondenza con il presidente Arcangelo Scacchi e il segretario Antonio Lombardi, il Razzaboni menziona espressamente il riordino delle circolari, della corrispondenza dei soci, delle carte relative alle elezioni dei membri e di alcuni documenti contabili. Non accenna, invece, ai carteggi dei presidenti, dei segretari e dei vicesegretari amministratori, probabilmente acquisiti a posteriori. Si ricordi, in proposito che la sede della Società è stabilita, nel corso dell'Ottocento, presso il presidente e che la corrispondenza generale è gestita autonomamente dai segretari e dagli amministratori succedutisi nel periodo.
Un secondo riordinamento dell'archivio, riferito ai documenti prodotti fino al 1942 circa, fu fatto tra il 1960 e il 1961 da Bruno Manzone, capo bibliotecario dell'Istituto superiore di sanità - in quegli anni sede dell'Accademia -, incaricato dal segretario Domenico Marotta di redigere una "storia documentata" dell'Istituto. Come affermato dallo stesso Manzone nella lettera del 24 marzo 1965 , le prime fonti consultate per la stesura sono "quelle dell'archivio sociale, che [...] è stato però necessario innanzi tutto riordinare completamente [...]". La natura dell'intervento effettuato è precisata dallo stesso Manzone nella lettera del 26 luglio 1961, dove scrive di aver "ritenuto indispensabile operare un sommario riordinamento [dei documenti]: dico sommario perché non è stato possibile [...] procedere a una vera e propria classificazione delle carte".
I criteri utilizzati dal Manzone nella riorganizzazione dell'archivio furono: in primo luogo le carte furono organizzate distinguendo i documenti relativi alla gestione generale (corrispondenza, elezioni dei soci, pubblicazione delle "Memorie", ecc.) da quelli contabili. I primi sono aggregati in base a criteri diversi: la corrispondenza generale è organizzata cronologicamente, secondo i periodi delle diverse presidenze, la corrispondenza con i soci e quella con altri istituti scientifici è organizzata secondo i corrispondenti. Altri documenti sono organizzati tipologicamente (elezioni dei soci, saggi inviati per la pubblicazione, ecc.). I documenti contabili sono organizzati sempre sulla base di un criterio tipologico (rendiconti, mandati di pagamento, giustificativi delle entrate e delle uscite, ecc.). [cfr. Guida all'Archivio Storico dell'Accademia Nazionale delle Scienze detta dei XL, a cura di Giovanni Paoloni, Mauro Tosti Croce, Roma, Accademia Nazionale delle Scienze detta dei XL, (Scritti e documenti, V), 1984] 
Non si hanno notizie particolari sugli interventi di riordinamento effettuati sull'archivio posteriormente al 1965, anche se, in particolare per i documenti prodotti tra il 1943 e il 1973, è possibile presupporre la presenza di accorpamenti "a posteriori" dei documenti stessi. Le carte prodotte a partire dal 1974 sono state rinvenute sostanzialmente ordinate.
Si tenga conto, in particolare per le carte prodotte fino al 1974, che in linea generale sono assenti, nella gestione dell'archivio, quegli strumenti idonei a garantire la gestione e la conservazione ordinata dei documenti, quali il titolario (unica eccezione in tal senso è costituita dal titolario elaborato intorno agli anni Trenta del Novecento ma applicato solo per un breve periodo) e l'utilizzazione del protocollo, che risulta presente, in modo peraltro discontinuo, a partire dal 1955. La mancanza per un lungo periodo di una sede fissa, infine, ha comportato dei problemi nella sedimentazione delle carte, contribuendo anche, soprattutto nel corso dell'Ottocento, alla frammentazione dei criteri di gestione, diversi a seconda di chi era responsabile della conservazione dei documenti.
Partendo dalla considerazione che l'Istituto ha presentato fin dall'origine un'organizzazione istituzionale definita, l'intervento sull'archivio, in particolare per quanto riguarda la corrispondenza generale tenuta dai segretari e dagli amministratori, è stato dunque finalizzato ad una descrizione del complesso documentario rispondente a criteri sistematici, che consenta al ricercatore una maggiore e più immediata definizione dell'ambito di ricerca e che presenti, anche in considerazione dell'organizzazione dell'archivio nella seconda metà del Novecento, una maggiore "continuità" nella lettura. L'intervento, considerata la totale assenza di segnature sui documenti, non ha evidentemente riguardato l'organizzazione delle unità archivistiche, nel rispetto dei criteri di aggregazione delle carte e della consistenza cronologica dei fascicoli. Anche i carteggi dei presidenti, così come le circolari, hanno mantenuto in inventario l'organizzazione basata sulle presidenze risalente all'ordinamento di Bruno Manzone. Si ricorda, infine, che il presente riordinamento avviene dopo altri interventi che hanno ricostruito e descritto le diverse fasi dell'organizzazione dei documenti.